Mandataire ou délégataire : quel pouvoir joindre au Guichet unique ?
Le Guichet unique distingue le chef d’entreprise, le mandataire et le délégataire. La personne qui dépose le dossier doit utiliser son propre compte et joindre le document prouvant qu’elle est habilitée à agir pour l’entreprise.
Le dirigeant agit pour son entreprise
Le chef d’entreprise, le représentant légal ou le micro-entrepreneur peut réaliser lui-même ses formalités. Il utilise un compte individuel et doit disposer du niveau d’authentification nécessaire pour la signature.
Le mandataire agit au nom du mandant
Le mandataire est un tiers auquel l’entreprise confie contractuellement la mission d’accomplir une ou plusieurs formalités en son nom. Il peut s’agir d’un formaliste, d’un avocat, d’un expert-comptable ou d’un autre prestataire habilité.
Une copie du mandat est jointe au dossier et peut être contrôlée par les organismes destinataires. Le mandat doit permettre d’identifier sans ambiguïté le mandant, le mandataire et l’étendue de la mission.
Le délégataire est un salarié
Le délégataire est un salarié auquel le chef d’entreprise confie la réalisation des formalités. Il doit disposer de l’indépendance, de la compétence et de l’autorité nécessaires. Une copie de l’acte de délégation est jointe à la déclaration.
Les mentions à faire figurer
- Identité ou dénomination complète du mandant.
- Numéro SIREN lorsqu’il existe et adresse du siège.
- Identité du mandataire ou du délégataire.
- Nature des formalités couvertes.
- Pouvoir de signer, payer, répondre aux régularisations ou recevoir les notifications, selon le besoin.
- Date de prise d’effet et, si nécessaire, durée.
- Signature de la personne habilitée à donner le pouvoir.
Mandat général ou mandat spécial ?
Un mandat général peut couvrir plusieurs démarches, mais sa rédaction doit être suffisamment précise pour être acceptée. Un mandat spécial vise une formalité déterminée : immatriculation, transfert de siège, changement de dirigeant ou radiation, par exemple.
Pour une opération sensible, il est prudent de préciser le pouvoir de déposer, modifier le brouillon, effectuer le paiement, signer et répondre aux demandes de régularisation. Le mandat ne doit pas conférer des pouvoirs plus larges que ceux souhaités par le client.
Organisation du cabinet ou du service
- Créer un compte individuel pour chaque utilisateur.
- Interdire le partage des mots de passe et identités numériques.
- Conserver les mandats et délégations dans le dossier.
- Tracer l’auteur de la saisie, du contrôle et de la signature.
- Définir une procédure en cas d’absence ou de départ d’un collaborateur.
- Révoquer les accès devenus inutiles.
Les causes fréquentes de régularisation
- Mandat non signé ou signé par une personne non habilitée.
- SIREN ou dénomination erroné.
- Mission décrite de façon trop vague.
- Mandataire indiqué dans la saisie mais mandat absent.
- Délégation produite pour un prestataire extérieur qui n’est pas salarié.
- Pouvoir expiré à la date du dépôt.
