Dépôt des comptes annuels : délais, confidentialité et sanctions
Après la clôture de l’exercice, les sociétés commerciales doivent établir, faire approuver puis déposer leurs comptes annuels. Le dépôt intervient après la décision d’affectation du résultat et ne doit pas être confondu avec la transmission de la liasse fiscale.
Respecter la chronologie
- Établir le bilan, le compte de résultat et l’annexe lorsqu’elle est requise.
- Préparer le rapport de gestion ou les autres rapports lorsqu’ils sont obligatoires.
- Convoquer l’organe chargé d’approuver les comptes.
- Constater l’approbation et l’affectation du résultat dans un procès-verbal.
- Déposer les documents exigés dans le délai applicable.
Le délai d’approbation dépend de la forme sociale et des statuts. Pour de nombreuses sociétés, une approbation dans les six mois de la clôture constitue la référence pratique ou légale. Les SAS doivent examiner leurs statuts et respecter le calendrier permettant notamment le paiement des dividendes dans les délais.
Le délai de dépôt
Après l’approbation, les comptes doivent être déposés dans le délai d’un mois. Ce délai est porté à deux mois lorsque le dépôt est réalisé par voie électronique. Le dépôt peut être transmis par le Guichet unique, selon les modalités disponibles.
Quels documents joindre ?
- Comptes annuels : bilan, compte de résultat et annexe lorsqu’elle est exigée.
- Procès-verbal comprenant la proposition et la décision d’affectation du résultat.
- Rapport du commissaire aux comptes lorsqu’un commissaire a été nommé.
- Comptes consolidés et rapports correspondants pour les groupes concernés.
- Déclaration de confidentialité ou demande de présentation simplifiée lorsqu’elle est possible.
La liste exacte varie selon la forme, la taille et la nationalité de la société. Les fichiers déposés en ligne doivent être lisibles, correctement orientés et signés ou certifiés selon la procédure utilisée.
Confidentialité des comptes
Certaines micro-entreprises au sens comptable peuvent demander que leurs comptes ne soient pas rendus publics. Certaines petites entreprises peuvent bénéficier d’une confidentialité portant sur le compte de résultat. Les entreprises moyennes peuvent, sous conditions, demander une présentation simplifiée.
Les seuils comptables ne sont pas ceux du régime fiscal de la micro-entreprise. Il faut vérifier que la société remplit au moins deux des trois critères applicables portant sur le bilan, le chiffre d’affaires et le nombre de salariés.
Quelles sanctions en cas de retard ?
L’absence de dépôt peut entraîner une amende de 1 500 €, portée à 3 000 € en cas de récidive. Le président du tribunal peut également ordonner le dépôt sous astreinte. Le retard affecte enfin les relations avec les banques, investisseurs et partenaires.
Checklist avant l’envoi
- Vérifier l’identité et le numéro SIREN de la société.
- Contrôler les dates de clôture et d’approbation.
- Faire correspondre le résultat avec la résolution d’affectation.
- Retirer les documents qui ne doivent pas être publiés.
- Joindre la bonne déclaration de confidentialité.
- Télécharger et archiver le récépissé de dépôt.
