Dossier Guichet unique : la checklist anti-rejet du formaliste
La plupart des régularisations peuvent être évitées par un contrôle croisé avant la signature. Le Guichet unique construit la liste des justificatifs à partir des réponses saisies ; une mauvaise réponse peut donc demander une pièce inutile ou, au contraire, masquer une incohérence.
Avant d’ouvrir le dossier
- Identifier la formalité exacte et sa date d’effet.
- Vérifier la forme juridique, le SIREN et les établissements concernés.
- Obtenir le mandat ou la délégation avant toute intervention.
- Recenser les décisions, annonces légales et justificatifs nécessaires.
- Vérifier les délais légaux et la disponibilité du signataire.
Contrôle des actes
- Dénomination, forme, capital et siège identiques partout.
- Dates cohérentes entre décision, statuts, annonce et saisie.
- Organe compétent, quorum et majorité respectés.
- Procès-verbal signé par les personnes habilitées.
- Statuts mis à jour, datés et certifiés conformes.
- Identité complète des dirigeants et bénéficiaires effectifs.
Contrôle des pièces
Le Guichet unique n’accepte que le format PDF et limite chaque fichier à 10 Mo. Les scans doivent être lisibles, complets et correctement orientés. Un document protégé par mot de passe ou composé de pages tronquées peut devenir inexploitable pour le valideur.
- Nommer les fichiers avec un intitulé clair.
- Fusionner les pages d’un même acte dans le bon ordre.
- Éviter les photographies floues et les marges coupées.
- Vérifier la présence des signatures et mentions manuscrites requises.
- Utiliser un justificatif d’adresse récent et correspondant exactement à la saisie.
- Joindre les rectos et versos lorsque le document le nécessite.
Contrôle de la saisie
- Relire la description littérale de chaque activité.
- Distinguer établissement principal, secondaire et complémentaire.
- Contrôler l’activité principale et sa date de début.
- Vérifier les options fiscales et sociales avec le client.
- Comparer le récapitulatif avec les actes ligne par ligne.
- Vérifier les coordonnées utilisées pour les notifications.
Juste avant la signature
Téléchargez le récapitulatif et faites réaliser un second contrôle par une personne qui n’a pas saisi le dossier. Après signature, la formalité de création n’est plus modifiable pendant sa phase de validation. Une erreur oblige alors souvent à attendre une régularisation ou un rejet.
Après l’envoi
- Archiver le récapitulatif, le reçu et le justificatif de paiement.
- Noter le numéro de formalité dans le dossier client.
- Surveiller quotidiennement les notifications.
- Répondre à une régularisation dans le délai imparti.
- Contrôler les données du RNE, du RCS et l’extrait final après validation.
